Архивный переплет

Архивный переплет в АстанеДела в архиве подлежат систематизации для компактного хранения и быстрого поиска нужных бумаг при необходимости. Переплет документов позволяет сформировать подшивки по датам и видам бумаг с последующей маркировкой в соответствии с системой учета.

Прошивка осуществляется таким образом, чтобы все бумаги в пачке были доступны для чтения, при этом все листы тщательно фиксируются прочной нитью в четыре прокола.

Подготовка документов для прошивки

В архивном переплете нуждаются все виды документов, подлежащие временному, длительному либо постоянному хранению. Оформление дел подразумевает обработку бумаг с описанием состава и содержания документов в будущей подшивке:

  • полное оформление необходимо для дел с постоянным сроком хранения и тех, что будут находиться в архиве более 10 лет;
  • частичное оформление уместно для дел со сроком хранения не более 10 лет.

При частичном оформлении листы нумеровать не обязательно. Внутренняя опись и лист-заверитель для таких документов не составляются. Отсортированные пачки помещаются на хранение в короб архивный с идентификацией наименования на упаковке.

Особенности переплета документов

В процессе научно-технической обработки документов выполняется сортировка архивных документов по годам, срокам хранения, структурным подразделениям и вида.. При наличии периодических изданий, которые выпускает либо выписывает компания, они подшиваются отдельно по датам.

Каждое наименование скрепляется отдельным блоком. При сортировке для переплета бухгалтерских и других документов с листов удаляются скрепки и скобы, мешающие перелистыванию и прочтению. Допускаются различные виды переплета:

  • прошивка документов вручную;
  • с дополнительной оклейкой корешка;
  • с оклеиванием сторон в коленкор;
  • с оклейкой папки в ледерин.

Чаще всего документы вшиваются в обложку из твердого картона. Полученный корешок оклеивается тканью либо бумвинилом в любой цвет. Обычно цвет корешка подбирают в соответствии с системой иерархии согласно особенностям систематизации для быстрой идентификации.

Услуги архивариуса позволяют оформить документы согласно принятым стандартам систематизации и хранения в архиве. Готовые подшивки легко открываются, каждый лист доступен для сканирования без необходимости расшивки пачки. Услуги архива помогут подготовить и оформить документы для сдачи на государственное хранение.