Научно-техническая обработка документов

Научно-техническая обработка в Астане
Научно-техническая обработка в Астане

Научно-техническая обработка документов – процедура упорядочивания, учета и сохранности дел согласно требованиям законодательства по архивному делу Казахстана. В результате данной работы своевременно выявляются недостающие экземпляры документов. В крупном архивном фонде правильно организованная систематизация позволяет быстро найти искомые дела, а также обеспечить полную сохранность архива согласно требованиям законодательства.

Особенности обработки архивных документов

Научно-техническая обработка документов проводится перед сдачей документов на хранение в частный либо ведомственный архив для постоянного либо временного сбережения. Обработке и упорядочиванию подлежат дела по кадрам, аудиовизуальные материалы, управленческие бумаги, научно-технические материалы, включая экземпляры на носителях, на которых они были созданы либо записаны. Услуги обработки документов подразумевают:

  • определение назначения и ценности документов, предварительную систематизацию;
  • экспертизу для определения научной и производственной ценности накопившихся бумаг;
  • систематизацию с полистным оформлением каждого дела;
  • переплет документов согласно принципам систематизации;
  • написание заголовков, нумерации листов в каждой папке;
  • оформление обложек с простановкой шрифтов на каждой папке;
  • составление описей и предисловий, написание ярлыков;
  • отсортировка документов, не подлежащих сбережению;
  • подготовка актов на документы, выделенные для ликвидации;
  • уничтожение документов с использованием шредера нужного уровня секретности.

Особенности систематизации архивных документов

Систематизация документов является частью научно-технической обработки, направленной на упорядочивание бумаг перед отправкой на архивное хранение. Данная процедура подразумевает распределение документов по принадлежности, департаментам и хронологии. Правильное упорядочивание позволяет обнаружить недостающие бумаги и своевременно их восстановить в регламентированные законодательством сроки, а также качественно подготовить описи для передачи в частный архив.

Услуга архива дает возможность высвободить до 40% свободного места в подсобных помещениях и офисах компании, обеспечить полную сохранность бумаг на протяжении всего периода хранения согласно нормативным документам по архивному делу Республики Казахстан. Систематизация облегчает подборку материалов для подачи на проверку в контролирующие инстанции по запросу. Архивная обработка бумаг нашими специалистами проводится согласно принятым признакам систематизации в соответствии с действующими нормами и правилами, регламентирующими порядок принятия, оформления и передачи дел в архив. Работы проводятся по местонахождению заказчиков в городах Астана, Караганда, Кокшетау.