Архивное уничтожение документов

Уничтожение документов в архиве предприятия производят по окончанию срока их хранения. Перед процедурой выполняется экспертиза документов, определяется их ценность. В основном уничтожению подлежат документы, сформированные более пяти лет назад, например первичные бухгалтерские документы компании, различная переписка, документы не относящиеся к национальным фондам и не подлежащие передаче в национальный архив. Сроки хранения и уничтожения документов для каждого типа документов прописаны законодательно.

Особенности уничтожения архива документов

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения компания выполняет после согласования членами экспертной комиссии,  созданной приказом руководителя. В состав комиссии могут  входить представители по делопроизводству, сотрудники ведомственного архива и представители подразделений компании. Соблюдение данной процедуры является обязательным.

Как правило, пересмотр дел архива для уничтожения документов выполняют по состоянию на 1 января текущего года. По результатам составляется акт на уничтожение дел с описью документов. Акт по утилизации документов утверждается администрацией компании. В случае, если компания является источником пополнения государственного архивного фонда, необходимо согласовать акт с государственным архивом.

Утилизация документов

После завершения работ по научно-технической обработке документов, подписания и согласования соответствующих описей и акта о выделении документов к уничтожению можно приступить к утилизации и уничтожению документов.

Каким способом утилизировать документы, компания решает самостоятельно. Частичная утилизация предполагает сдачу документов в качестве вторсырья в специализированные пункты приема. При транспортировке в пункт сдачи все документы тщательно упаковывают для исключения возможности их утери и соблюдения конфиденциальности перевозки.

Документы, которые имеют коммерческую либо производственную ценность, с истекшим сроком хранения рекомендуется утилизировать в пределах предприятия с использованием шредера. Возможно также утилизировать документы путем сжигания в специализированных предприятиях.

Специалисты нашей компании помогут Вам разобраться, какие документы хранить, а какие следует выделить к уничтожению. Мы проводим полистную экспертизу документов, изучаем их историческую ценность, значимость и значение в истории компании, проверяем достоверность и наличие соответствующих реквизитов в делах. На документы, не подлежащие хранению мы составим акт о выделении дел к уничтожению по форме согласно требований  законодательства. По завершению процедур согласования мы также проведем утилизацию документов с соблюдением всех мер конфиденциальности содержащейся в них информации.