Составление номенклатуры дел

Что такое номенклатура дел?

Это систематизированный перечень заведенных в организации и/или его структурных подразделениях дел. Форма и порядок составления номенклатуры устанавливаются Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.

При проведении работ по научно-технической обработке дел основой является именно номенклатура, утвержденная и согласованная государственным архивом, потому что именно в ней и устанавливаются сроки хранения дел.

Как правильно составить номенклатуру дел

От качества номенклатуры зависит правильное формирование и дальнейшее эффективное использование документов. Для этого сначала составляют номенклатуру дел каждого структурного подразделения, где необходимо определить названия (заголовки) дел, установить сроки их хранения в зависимости от практической и научной ценности документов и исходя из Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22. Следует учесть, что документы, имеющие постоянные и временные сроки хранения, в дальнейшем по-разному будут обрабатываются при подготовке к сдаче в архив.

Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации и направляется для согласования в государственный архив.

Если у вас возникли вопросы при формировании номенклатуры дел, установлению сроков хранения дел, позвоните нам. Наши специалисты проконсультируют вас по вопросам архивного дела и делопроизводства, помогут правильно составить номенклатуру дел  и сформировать архив документов.